La TVA pour les freelances : guide complet pour bien gérer vos obligations

Comprendre les bases de la TVA

Qu'est-ce que signifie la TVA ?

La Taxe sur la Valeur Ajoutée (TVA) est un impôt indirect sur la consommation, payé par le consommateur final mais collecté par les entreprises pour le compte de l'État.

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Pour les freelances, comprendre la TVA est essentiel car elle impacte directement la tarification de ses services et la gestion financière de l'activité.

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Concrètement, en tant que freelance assujetti à la TVA, vous jouez le rôle d'intermédiaire entre vos clients et l'État. Vous collectez la TVA sur vos ventes (TVA collectée) et vous pouvez déduire la TVA payée sur vos achats professionnels (TVA déductible). La différence entre ces deux montants constitue la TVA que vous devrez reverser à l'État.

Les différents régimes de TVA

En tant que freelance, plusieurs régimes de TVA s'offrent à vous :

• La franchise en base de TVA

• Le régime réel simplifié  

• Le régime réel normal

La franchise en base de TVA est le régime par défaut pour les petites entreprises. Sous ce régime, vous ne facturez pas de TVA à vos clients et ne pouvez pas déduire la TVA sur vos achats. Vos factures doivent mentionner "TVA non applicable, article 293B du CGI".

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Le régime réel simplifié s'applique aux entreprises dont le chiffre d'affaires est supérieur aux seuils de la franchise mais reste modéré. Il permet une déclaration trimestrielle de TVA avec des acomptes à verser.

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Le régime réel normal concerne les entreprises ayant un chiffre d'affaires plus important ou ayant opté volontairement pour ce régime. Les déclarations sont mensuelles, permettant une gestion plus précise de la TVA.

Les seuils d'assujettissement

Les seuils d'assujettissement à la TVA varient selon la nature de votre activité :

• Pour les prestations de services, le seuil est fixé à 34 400 € de chiffre d'affaires annuel. Cela concerne la majorité des freelances : consultants, développeurs, graphistes, rédacteurs...

• Pour les activités commerciales (vente de biens), le seuil est plus élevé, à 85 800 € de chiffre d'affaires annuel.

Une fois ces seuils dépassés, vous disposez d'un délai de deux ans avant de sortir du régime de la franchise. Si vous dépassez 36 500 € pour les services ou 94 300 € pour le commerce, vous perdez immédiatement le bénéfice de la franchise.

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Vous devez vous immatriculer à la TVA dès le premier jour du mois de dépassement. Il est donc crucial de surveiller régulièrement votre chiffre d'affaires pour anticiper ce changement et adapter votre gestion administrative en conséquence.  

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L'assujettissement à la TVA peut également être choisi volontairement, même si vous êtes sous les seuils. Cette option peut être intéressante si :

• Vos clients sont principalement des professionnels assujettis à la TVA

• Vous avez des investissements importants dont vous souhaitez récupérer la TVA

• Vous souhaitez donner une image plus professionnelle à votre activité

Cette décision stratégique doit être réfléchie car elle engage pour deux ans minimums et implique des obligations déclaratives régulières. En cas de doute, vous pouvez consulter un expert-comptable qui saura vous conseiller en fonction de votre situation.

Comment fonctionne la TVA pour les freelances ?

Les taux applicables

Taux normal à 20%

En tant que freelance, il est crucial de connaître les différents taux de TVA afin de savoir lequel appliquer à vos prestations. La France compte plusieurs taux de TVA, chacun correspondant à des types spécifiques de biens ou services.

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Le taux normal de 20% est le plus courant et s'applique à la majorité des prestations de services et des ventes de biens.

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C'est généralement ce taux que vous utiliserez en tant que freelance pour :

• Les prestations de conseil

• Le développement informatique

• Les services de marketing et communication

• Les prestations de design et graphisme

• Les formations professionnelles non certifiantes

• Les prestations d'expertise

Taux réduits (10% et 5,5%)

Les taux réduits concernent des cas plus spécifiques. Le taux de 10% s'applique notamment à :

• Des travaux de rénovation dans les logements achevés depuis plus de 2 ans

• Certaines prestations artistiques

• Les droits d'entrée dans les musées

• La restauration sur place

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Le taux de 5,5% concerne principalement :

• Les produits alimentaires

• Les livres (y compris numériques)

• Certains spectacles vivants

• Les travaux d'amélioration énergétique des logements

Comment calculer la TVA à payer ?

La collecte de la TVA

En tant que freelance, vous êtes un intermédiaire pour l'Etat (la TVA étant un impôt indirect). La TVA collectée est donc celle que vous facturez à vos clients.

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Pour la calculer, vous devez partir du prix que vous souhaitez facturer vos clients pour la réalisation de votre prestation. C'est votre prix Hors Taxes (HT). Vous appliquez ensuite le taux de TVA correspondant à la prestation (20%, 10% ou 5,5%) pour obtenir le montant de la TVA collectée.  

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Enfin, pour terminer votre processus de facturation, vous additionnez le montant HT et la TVA pour obtenir le prix TTC que vous allez facturer à votre client.

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Par exemple, vous réalisez une prestation de conseil facturée 1 000 € HT. La TVA collectée sur cette prestation sera de 200€ (1000€ x 20%). Vous allez donc facturer 1200€ à votre client (1000€ + 200€).

La déduction de TVA

A contrario, la TVA déductible est celle que vous avez payée sur vos achats professionnels.

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Pour être déductible, la TVA doit remplir plusieurs conditions (cumulatives) :

• La TVA doit figurer sur une facture conforme aux règles de facturation

• Elle doit concerner des dépenses nécessaires à votre activité professionnelle

• Elle ne doit pas être explicitement exclue du droit à déduction

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Les principales dépenses concernées sont :

• Les fournitures et matériel professionnel

• Les frais de bureau et de télécommunication

• Les honoraires des prestataires (expert-comptable, avocat...)

• Les frais de déplacement professionnels

• Les investissements liés à votre activité

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Certaines dépenses ont des restrictions de déduction, c'est le cas notamment de :

• La TVA sur les véhicules de tourisme qui n'est pas déductible

• La TVA sur le carburant qui est partiellement déductible

• Les frais de restaurant qui sont soumis à des règles spécifiques

Le montant de TVA à payer à l'État se calcule ainsi : TVA à payer = TVA collectée - TVA déductible.

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Par exemple, ce mois-ci, vous avez collecté 1500€ de TVA auprès de vos clients, vous avez réalisé des achats professionnels remplissant les conditions de déductibilité à hauteur de 500€ de TVA déductible. Vous aurez donc 1000€ de TVA à reverser à l'Etat (1500 - 1000).

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Si la TVA déductible est supérieure à la TVA collectée, vous obtenez un crédit de TVA que vous pourrez reporter sur la déclaration suivante (ou demander le remboursement sous certaines conditions).

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Cette mécanique de collecte et déduction fait de vous un collecteur d'impôt pour le compte de l'État, d'où l'importance d'une gestion rigoureuse de votre TVA.

Gérer ses obligations déclaratives

Périodicité des déclarations

En tant que freelance assujetti à la TVA, vous devez respecter un calendrier précis pour vos déclarations. La périodicité dépend de votre régime fiscal.

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Pour le régime réel normal, la déclaration se fait mensuellement par défaut. Il est possible de modifier la périodicité pour déclarer la TVA trimestriellement à condition que la TVA annuelle soit inférieure à 4000€.  

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Le dépôt de la déclaration doit se faire avant le 15 ou 24 du mois suivant la période de déclaration (et selon le mode de déclaration choisi).

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Pour le régime réel simplifié, la déclaration se fait annuellement au moyen du formulaire CA12. Des acomptes semestriels sont versés en juillet et en décembre et une régularisation annuelle est faite avant le deuxième jour ouvré suivant le 1e mai.

Les délais à respecter

Les dates limites de déclaration et de paiement sont impératives.

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Pour les déclarations mensuelles :

• Déclaration et paiement pour le 15 du mois suivant

• Extension jusqu'au 24 du mois si vous déclarez en ligne

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Pour les acomptes en régime simplifié :

• Premier acompte : 15 juillet

• Second acompte : 15 décembre

• Solde : avec la déclaration annuelle en mai (deuxième jour ouvré suivant le 1e mai)

Des pénalités s'appliquent en cas de retard. Ainsi en cas de retard dans la déclaration, une pénalité de 10% est appliquée et en cas de retard de paiement, la majoration est de 5%. À cela s'ajoutent des intérêts de retard de 0,20% par mois de retard.

Comment faire sa déclaration de TVA et saisir l'écriture comptable

Comptabilisation de la TVA en France

La comptabilisation de la TVA nécessite plusieurs étapes. La première étape est l'enregistrement des factures :

• Pour les ventes : débit du compte client (411), crédit du compte produits (7xx) et crédit du compte TVA collectée (44571)

• Pour les achats : débit du compte charges (6xx), débit du compte TVA déductible (44566), crédit du compte fournisseur (401)

Ensuite, il faut déclarer la TVA en regroupant les montants de TVA collectée et de TVA déductible et en établissant la déclaration via votre espace professionnel sur impots.gouv.fr. Le montant à payer est généré automatiquement.

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Il vous restera à payer la TVA (sauf si vous bénéficiez d'un crédit de TVA). Le paiement peut se faire par prélèvement automatique ou par télépaiement. Vous pourrez ensuite comptabiliser le règlement dans les comptes suivants :

• débit du compte TVA à décaisser (44551)

• crédit du compte banque (512)

Calculer et déclarer la TVA étrangère ou intracommunautaire en compta

Pour les opérations avec l'étranger, des règles spécifiques s'appliquent.

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Pour la TVA intracommunautaire, vous devez identifier les clients ou les fournisseurs via leur numéro de TVA intracommunautaire, appliquer de l'autoloquidation pour les prestations de services B2B et déclarer la TVA sur les formulaires DEB (Déclaration d'Échanges de Biens) ou DES (Déclaration Européenne de Services).

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En dehors de l'Union Européenne, les règles sont plus complexes car elles dépendent du pays concerné et des conventions fiscales concluent avec la France. Vous devez vérifier les règles de territorialité pour appliquer les conventions fiscales internationales et respecter les obligations déclaratives spécifiques au pays concerné.  

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La TVA internationale nécessite souvent l'accompagnement d'un expert-comptable pour s'assurer de la conformité des déclarations et éviter les risques fiscaux.

Optimiser la gestion de sa TVA

Les bonnes pratiques de facturation

Une gestion efficace de la TVA commence par une facturation rigoureuse.  

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Une facturation conforme doit inclure :

• Votre numéro de TVA intracommunautaire

• Le taux de TVA applicable

• Le montant HT et la TVA correspondante

• La mention "Autoliquidation" si applicable

• Le numéro de TVA du client pour les transactions intracommunautaires

Afin d'améliorer votre gestion de votre facturation, vous pouvez numéroter chronologiquement vos factures afin de les retrouver plus facilement par la suite.  

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Vous devez conserver tous les justificatifs pendant 10 ans, classez-les au même endroit afin de retrouver ses justificatifs au besoin.  

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Lorsque vous démarrez avec un nouveau client, vous pouvez vérifier ses informations fiscales dont le numéro de TVA.  

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Pour faciliter la création et la gestion de vos factures, vous pouvez utiliser un logiciel de facturation qui numérotera automatiquement les factures, automatisera les calculs de TVA et séparera clairement le montant des prestations du montant de TVA collectée.

La gestion de trésorerie

La TVA peut avoir un impact significatif sur votre trésorerie. Pour la gérer efficacement, vous devez anticiper les versements. Vous pouvez par exemple :

• Provisionner environ 20% de votre chiffre d'affaires HT

• Ouvrir un compte dédié pour les provisions de TVA

• Planifier les dates de versement dans votre calendrier

• Anticiper les périodes de forte activité

Afin d'optimiser le flux de trésorerie, quelques actions peuvent être mises en place comme la négociation des délais de paiement auprès de vos fournisseurs, vous pouvez aussi privilégier des encaissements rapides auprès de vos clients. Vous pouvez également opter pour la mensualisation des versements si votre activité est régulière pour lisser les paiements sur l'année.

Les pièges à éviter

Pour une gestion sereine de votre TVA, certaines erreurs courantes sont à éviter. Elles sont généralement de 3 ordres :  

• Les erreurs de déclaration : confusion des taux de TVA applicables, retard dans les déclarations, oublie de TVA sur les acomptes de vos prestations, incohérences entre la comptabilité et les déclarations ...

• Les erreurs de facturation : facturation de la TVA sur un régime de franchise, oublier les mentions obligatoires sur les factures, mauvaise identification des opérations intracommunautaires ...

• Les erreurs de gestion : utilisation de la TVA collectée pour sa trésorerie personnelle, non provisionnement des montants à reverser, manque de suivi de sa situation de TVA, déclarations faites au dernier moment.

Pour éviter ces écueils, vous pouvez mettre en place quelques actions pour vous organiser dans votre gestion comptable, suivre les évolutions de réglementations et faire des contrôles réguliers de votre comptabilité. Vous pouvez également déléguer ce sujet à un expert-comptable pour concentrer votre temps sur des activités de production qui vous rémunéreront.

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Ne laissez pas la gestion de la TVA devenir un casse-tête dans votre activité de freelance. Chez Treizo, nos experts-comptables sont spécialisés dans l'accompagnement des indépendants et comprennent parfaitement vos enjeux. Nous vous proposons un accompagnement personnalisé pour optimiser la gestion de votre TVA et assurer la conformité de vos déclarations. Contactez-nous dès aujourd'hui pour bénéficier de conseils d'experts et simplifier votre comptabilité !