Optimiser sa fiscalité avec les indemnités kilométriques : le guide

Les indemnités kilométriques (IK) : définition et intérêts pour les indépendants

Définition de l'indemnisation kilométrique

L'indemnisation kilométrique correspond à une allocation financière versée en compensation des frais de déplacement engagés lors de l'utilisation d'un véhicule personnel pour des déplacements professionnels. Cette indemnité s'applique également aux free-lances qui utilisent leur véhicule dans le cadre de leurs missions.  

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Le montant des indemnités kilométriques varie en fonction du type de véhicule, de sa puissance fiscale, de sa motorisation ainsi que de la distance parcourue.  

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Les indemnités kilométriques prennent en compte différentes dépenses liées au véhicule et au trajet telles que :  

• La dépréciation du véhicule
• Les frais d'entretien (usure des pneus, réparation ...)  
• La consommation du carburant
• Les frais de péages
• Les frais de stationnement

Les avantages des indemnités kilométriques pour les free-lances

En tant que freelance, bénéficier des indemnités kilométriques présente plusieurs avantages significatifs.

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Premièrement, cela permet d'optimiser sa fiscalité. Ces indemnités sont déduites de l'assiette de l'impôt sur le revenu ou de votre chiffre d'affaires sur lequel est calculé l'impôt sur les sociétés selon votre statut juridique.  

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Deuxièmement, les indemnités kilométriques offrent une plus grande flexibilité. Ils permettent aux indépendants d'utiliser leur véhicule personnel sans avoir à investir dans un véhicule professionnel et permettent de s'organiser plus facilement.

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Troisièmement, l'application des indemnités kilométriques est assez simple. Le barème kilométrique est facilement accessible et la déclaration peut être faite lors de votre déclaration de revenus annuelle ou via des notes de frais sur la société. L'utilisation d'un barème forfaitaire fait qu'il n'est pas nécessaire de conserver tous vos reçus de carburant ou de péage.

Les inconvénients et risques liés aux indemnités kilométriques

Malgré leurs avantages, les indemnités kilométriques soulèvent également quelques inconvénients et risques.

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La gestion de ces indemnités nécessite un suivi régulier. Les risques d'abus existent car il est tentant de gonfler le nombre de kilomètres parcourus à titre professionnel pour augmenter le montant d'IK. Et ça l'administration fiscale l'a bien compris. En cas de contrôle, il faut être en mesure de justifier les kilomètres parcourus.  

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Cela peut prendre la forme d'un registre de déplacements (un tableau excel suffit) mentionnant l'ensemble des déplacements réalisés (adresse, nombre de kilomètres réalisés, date). Certains logiciels de comptabilité inclus une fonctionnalité d'indemnités kilométriques pour les enregistrer au fur et à mesure de leur réalisation.

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Deuxièmement, il y a un risque d'erreur dans le calcul des indemnités. Le barème d'indemnisation est actualisé régulièrement (généralement chaque année), il faut donc veiller à appliquer le barème en vigueur à la date de réalisation du trajet et non celui en cours au moment où vous déclarez les IK s'il y a un décalage entre les deux dates.

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Enfin, le choix du véhicule n'est pas toujours optimal pour maximiser les indemnités reçues en compensation des déplacements réalisés. Par exemple, lorsque le véhicule est ancien, les frais d'entretien sont plus fréquents et plus onéreux.

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Cela peut aussi avoir un impact sur l'image professionnelle que vous renvoyez à vos clients. C'est pourquoi, il est parfois plus intéressant de vendre son véhicule personnel et opter pour une location longue durée à titre personnel pour rouler dans un véhicule neuf et bénéficier des indemnités kilométriques. Selon votre situation, votre conseiller en gestion de patrimoine ou votre expert-comptable peuvent vous aider à optimiser votre situation pour améliorer l'efficacité de votre rémunération.

Comment fonctionnent les indemnités kilométriques : cadre légal et réglementaire

Les conditions d'éligibilité du kilométrage déductible des impôts

L'utilisation du véhicule personnel pour des déplacements professionnels

Pour bénéficier de la déduction du kilométrage de vos impôts, certaines conditions doivent être remplies.

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Ainsi, vous devez utiliser votre véhicule personnel pour des déplacements professionnels. Le fait que le véhicule vous appartienne personnellement justifie l'existence d'une charge.  

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Le type de déplacement est large du moment que vous pouvez prouver un lien avec votre activité. Il peut s'agir par exemple :  

• D'un rendez-vous avec un client ou un fournisseur
• D'un rendez-vous avec un prospect dans le cadre du processus de vente  
• De la participation à un événement (congrès, salon, séminaire, formation ...)  
• De la réalisation d'une mission dans les locaux du client  

Le type de véhicule utilisé

Les véhicules permettant de bénéficier des indemnités kilométriques peuvent être des deux-roues ou des voitures.  

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Les véhicules peuvent avoir une motorisation thermique, hydrique ou électrique.  

La justification du trajet  

Pour justifier le trajet effectué, il est nécessaire de fournir des preuves concrètes du nombre de kilomètres réalisés.  

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Si les frais kilométriques déclarés semblent disproportionnés par rapport à votre activité, vous serez contrôlés.  

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Il est donc recommandé de tenir un registre de tous vos déplacements professionnels, avec des détails tels que la date, l'itinéraire, le but du voyage et le nombre de kilomètres parcourus.  

Les limitations et plafonds des indemnités kilométriques

L'exclusion des véhicules de société  

Pour les freelances, les véhicules immatriculés au nom de la société ne sont pas éligibles aux indemnités kilométriques. Ces dernières sont réservées aux véhicules personnels utilisés dans le cadre professionnel.

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L'utilisation d'un véhicule de société implique un autre système de déduction des frais, comme l'amortissement du véhicule, mais aussi le paiement de taxes spécifiques comme la TVS (Taxe sur les Véhicules de Société).  

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Il est à noter que certaines conditions doivent être remplies pour justifier l'usage d'un véhicule personnel comme véhicule de société. Ces conditions concernent notamment le kilométrage annuel et l'émission de CO2 du véhicule.

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Ainsi, le choix entre véhicule de société et véhicule personnel dépendra de nombreux critères, dont le volume de déplacements professionnels, l'impact environnemental du véhicule et les contraintes de gestion associées.

Le plafonnement des déplacements entre le domicile et le lieu de travail  

Les trajets allant du domicile au lieu de travail lorsqu'ils ne sont pas identiques (si vous êtes en coworking par exemple) font l'objet d'un cadre particulier qui dépend de votre régime fiscal.  

• Régime fiscal soumis à impôt sur le revenu : ils peuvent faire l'objet des indemnités kilométriques. Un plafond existe pour ses trajets. Le kilométrage pris en compte pour votre déclaration de revenu est limité à 40 km, sauf si vous justifiez cet éloignement par des circonstances particulières.
• Régime fiscal soumis à impôt sur les sociétés : le trajet entre le domicile et le lieu de travail n'est pas remboursé en indemnité kilométrique. Le dirigeant bénéficie d'une déduction forfaitaire de 10% dans sa déclaration d'impôt sur le revenu au titre des frais professionnels. Mais il est possible d'y renoncer pour passer en frais réels avec l'application de la limitation des 40km.

L'application à son activité : le calcul et la déclaration des frais kilométriques

Lister les trajets éligibles aux indemnités au km pour l'entreprise

Pour établir une liste des trajets éligibles aux indemnités kilométriques, il faut identifier ceux qui sont en lien direct avec l'activité professionnelle et répondent aux conditions ci-dessus.

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Pour chaque trajet, assurez-vous de noter la date, le nombre de kilomètres parcourus et le motif du déplacement pour justifier de l'éligibilité des trajets aux indemnités kilométriques. Cela peut se faire au moyen d'un tableau Excel ou dans votre logiciel de comptabilité.

Comment calculer les IK à partir du barème 2023-2024 pour les impôts ?

Le calcul des indemnités kilométriques

Pour calculer les IK auxquelles on a droit, il est nécessaire de se référer au barème publié par l'administration fiscale. Celui-ci est mis à jour chaque année et varie en fonction de la puissance du véhicule et du nombre de kilomètres parcourus.  

Le calcul se fait de la manière suivante :

• Relevez la puissance administrative de votre véhicule (exprimée en CV). Cette information se trouve sur votre carte grise.
• Consultez le barème pour connaître le taux applicable à votre véhicule.
• Pour chaque déplacement répertorié appliquez le taux au nombre de kilomètres parcouru pour obtenir le montant de vos indemnités kilométriques.

2 points d'attention sont à noter concernant le barème :  

• Le fait qu'un véhicule soit électrique majore le taux applicable aux IK. Veillez à appliquer la majoration dans votre calcul.
• Le barème fonctionne par palier : le calcul sera différent à partir du 5001e km réalisé puis à partir du 20 000e km.

Exemples de calcul d'indemnités kilométriques

Pour un véhicule de 7 CV ayant parcouru 6000 km à des fins professionnelles en 2024 :  

• Le mode de calcul change à partir du 5001 km
• Ainsi de 0 à 5000 km, cela donne 3485€ d'IK (5000 km x 0,697)  
• Et de 5001 à 6000km, vous obtiendrez 1908€ d'IK ((999 km x 0,394)+1515)
• Soit un total de 5393€

Pour un véhicule électrique de 5 CV ayant parcouru 4000km en 2024 :

• Le véhicule électrique bénéficie d'une majoration de 20%
• Ainsi, nous obtiendrons 3053€ d'IK (4000km x 0,636)x20%  

Un simulateur de calcul des frais kilométriques est disponible sur le site des impôts pour faciliter cette opération.

Comment déclarer le montant des indemnités kilométriques ?  

Tout dépend du régime fiscal lié à votre statut juridique. Si vous êtes soumis à l'impôt sur les sociétés, il s'agira de notes de frais qui apparaitront dans votre compte et seront déclarés dans votre bilan comptable.  

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Si vous êtes dans un régime soumis à l'impôt sur le revenu, vous devez d'abord choisir l'option des frais réels lors de votre déclaration de revenus. Cette option est individuelle et annuelle, ce qui signifie que vous pouvez choisir d'opter pour elle chaque année, en fonction de vos dépenses réelles. Ainsi, s'il est plus intéressant d'opter pour le forfait à 10%, vous ne déclarerez pas les indemnités kilométriques.

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Ensuite, vous devrez indiquer le montant total de vos indemnités kilométriques calculées sur la déclaration. Ce montant est à inscrire dans la case dédiée aux frais réels déductibles.

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Il n'est pas nécessaire de joindre les justificatifs à votre déclaration, mais vous devez les conserver pendant au moins trois ans, en cas de demande de l'administration fiscale.

Comment justifier les frais kilométriques auprès des impôts ?

Pour justifier des frais kilométriques auprès de l'administration fiscale, vous devez être en mesure de fournir des preuves tangibles de vos déplacements. Ces preuves peuvent prendre la forme de factures, de tickets de péage ou d'autres documents attestant de vos dépenses.

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Il est également recommandé de tenir un registre détaillé de vos déplacements, comprenant :

• la date de chaque déplacement
• l'itinéraire suivi
• le but du voyage
• le nombre de kilomètres parcourus

Ces informations sont essentielles pour démontrer que les déplacements pour lesquels vous demandez une indemnisation kilométrique étaient bien liés à votre activité professionnelle de freelance IT.

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Assurez-vous de conserver tous ces documents pendant au moins trois ans, car l'administration fiscale peut vous demander de les présenter en cas de contrôle.  

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Conclusion, les indemnités kilométriques offrent une méthode efficace et souvent sous-utilisée pour réduire les charges fiscales des indépendants. En les utilisant judicieusement, vous pouvez non seulement diminuer vos impôts mais aussi mieux gérer votre temps et vos ressources.  

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Si vous souhaitez obtenir des conseils personnalisés sur la gestion de vos dépenses professionnelles, n'hésitez pas à contacter notre équipe pour une consultation. Optez pour une stratégie fiscale optimisée dès aujourd'hui !